A continuación se describirá una técnica de trabajo en equipo aplicado a un departamento de mantenimiento en una empresa industrial, en la que trabaja uno de los componentes de este grupo.
Los pasos que se seguirán para planificar dicha técnica son los siguientes :
1. Planificar el trabajo en equipo
1.1. Diseño del método
Se intenta diseñar un método de trabajo en cuál todo el equipo sea participativo.
Para ello se acuerda realizar una reunión de forma diaria, a la misma hora y en el mismo lugar, con todos los componentes del equipo de mantenimiento.
Dicha reunión tendrá una plantilla de los puntos a tratar.
Básicamente será discutir los siguientes temas :
- Averías del día anterior
- Consecuencias de las averías
- Posibles causas de las averías
- Mejoras propuestas por el equipo para que no vuelvan a ocurrir dichas averías o para reducirlas
- Seguimiento de las mejoras propuestas en averías en días anteriores
Con este método siempre debe existir la figura del líder, el cuál tomará nota de las propuestas y los puntos discutidos durante la reunión para poder generar un acta.
Este líder, será capaz de guiar al equipo, de tal manera que los diferentes miembros del equipo sean motivados y participativos, para poder obtener las mejores propuestas y soluciones.
Realizará preguntas que puedan incitar a pensar a los miembros de equipo para así obtener mayor beneficio de las reuniones y además promoverá la atención de todos los miembros, así como la proactividad.
1.2. Objetivos
Los objetivos de dichas reuniones son que todos los miembro del equipo trabajen en la misma línea para alcanzar el objetivo común, que en este caso sería, la reducción de las averías y que la base de este objetivo general se basa en los siguientes objetivos:
- Investigar las causas de una avería, utilizando la técnica de los 5 por qués.
- Evitar que las averías sean reincidentes
- Realizar brainstorming con el equipo de las posibles causas
- Estudiar las diferentes propuestas de mejoras que se puedan llevar a cabo para reducir el riesgo de avería
- Seguimiento de la implantación de las mejoras ( siempre propuestas por el equipo) , con la finalidad de que el equipo observe los resultados de sus propias propuestas
- Intercambiar opiniones entre los diferentes técnicos y promover la formación entre personas
- Conocer las experiencias de los individuos y explorar sus conocimientos para una mejor solución a los problemas.
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2. Asignar roles y tareas
El líder del equipo será el encargado de tomar nota de las acciones que se proponen a realizar para alcanzar los objetivos anteriormente nombrados.
Las propuestas se almacenarán de tal forma que sean visibles en un panel por parte de los miembros del equipo.
El líder nombrará a un “ piloto” de cada una de las tareas para realizar el trabajo y el seguimiento.
Para poder asignar las tareas es necesario conocer las capacidades de las personas del equipo, para asignar los roles de forma coherentes.
El líder debe estar seguro antes de asignar las tareas de que los miembros tienen los conocimientos sobre el proceso a realizar, adecuados para ello.
Con este método se promueve la motivación de los diferentes miembros, pues las personas sienten la responsabilidad sobre la confianza que ha depositado su líder y se motivan para alcanzar el objetivo. De esta manera las personas resultan más resolutivas y aportan soluciones, sin la necesidad de que el líder deba estar realizando un seguimiento contínuo de las diferentes tareas.
3. Tomar una posición de liderage compartido
Es muy importantes que el líder y el equipo de trabajo participen en las tomas de decisiones, tal y como hemos comentado anteriormente, en las reuniones diarias se tomarían las decisiones de forma conjunta.
Esta manera de liderazgo impulsa la participación y la implicación de todos los miembros del equipo.
Como se ha comentado anteriormente, es muy importante asignar responsabilidades a los miembros del grupo, siempre teniendo en cuenta sus conocimientos y habilidades y promoviendo su trabajo.
Con estas reuniones se promueve que la información sea fluida y de forma bidireccional, de esta manera todos los miembros del equipo tienen conocimiento de todos los temas ocurridos en el departamento de mantenimiento, cómo afectan a la compañía, y se puede llevar a cabo una mejor solución a los problemas.
4. Ventajas y desventajas del método
Ventajas:
- El equipo tiene conocimiento de todas las averías sucedidas y las cuáles son analizadas, por lo que existe información compartida de las mismas
- Mejora los resultados globales del departamento
- Existe mayor fluidez en la información y en el conocimiento entre los miembros del equipo
- Mayor motivación
- Responsabilidad y proactividad
- Aumento de los conocimientos debido al compartir las vivencias de cada uno de los miembros
Desventajas
- El líder debe explicar o formular en un vocabulario accesible para sus miembros
- Obtención más tardía de las soluciones: se obtienen después de realizar la reunión o incluso después de varios días
- Si uno de los miembros no cumple con su responsabilidad afecta al resto de miembros del equipo
5. Conclusiones:
Como conclusiones podemos decir que este método, quizás no sea el más rápido para obtener los beneficios esperados, ya que se deben adquirir las habilidades para conseguir extraer lo mejor del equipo, pero sí que creemos que resulte un buen método para obtener la mejor solución. También, es una técnica que fomenta la colaboración entre todos los miembros del equipo y esto hace que fortalezcan sus relaciones y su motivación.
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